時間とは「つくりだすもの」

ビジネスにおいて「時間がない」といういい訳ほど頻繁に使われるものはありません。「必要だとはわかっていても時間がない」「ヒマだったらやってみよう」「忙しいのでできない」といった考え方で自分を納得させてしまい、気がついた時には何の改善もされていないということが驚くほど多いのです。

一方、数多くの仕事をこなし、その上でプライベートも充実させ、なおかつ英会話や資格取得といった自分への投資を行っているビジネスマンも存在します。いくつものビジネスを手がけ、それでもなお時間的な余裕を感じさせる経営者が存在するのも事実なのです。違いはどこにあるのでしょか？言うまでもなく、時間の使い方が全く違うのです。全ての人間に共通に与えられている資源は、一日24時間と言う時間です。しかしその資源の使い方は、人によって全く異なります。

ほとんどの人が、時間が限られた有限のものであると「頭でわかっていても意識しない」のではないでしょうか？自分の仕事の仕方のクセを見直しましょう。気がついていなくても、「ムダ」が多いのです。このようにして日々効率化を追求することで、3ヵ月後には他の人の1.5倍の仕事を行うことができるようになるでしょう。このことはあなたが1.5倍のスピードで成長することを意味しているのです。

「時間がない」の中身は何か

「時間がない」と言う人のうち、実際にどこに時間を使っているのかを把握している人はどれだけいるでしょうか？

一週間の仕事を三十分単位で書き出すと、よくわかります。資料探し、目的のはっきりしない打ち合わせ、移動の待ち時間、同じ内容のメールの書き直し。成果につながらない時間が、思っていた以上に含まれているはずです。

見えないものは減らせません。「ムダ」を目に見える形にすることで、自分の仕事のクセがわかり、改善の手がかりが得られるのです。

そのうえで、次の三つを習慣にすべきです。

①今日終わらせることを決める・・・やるべきことを並べるだけでなく、成果に最もつながるものを選び、手をつける順番をはっきりさせます。②同じ種類の作業をまとめる・・・メールの返信や電話、事務処理を細切れに行うと、そのたびに集中が途切れます。時間帯を決めてまとめて片づけるほうが、同じ作業でも短く済みます。③やらないことを決める・・・惰性で続けている会議や報告、誰にも読まれていない資料づくりがないかを見直します。

どれも特別な方法ではありません。しかし忙しい人ほど「わかっているけれどやっていない」ものです。一度にすべてを変える必要はありません。朝一番にメールを開く習慣を、その日の最優先の仕事に三十分取り組む習慣に置き換える。それだけでも一日の手応えは変わります。

では、生まれた時間は何に使うべきでしょうか？

効率化で生まれた時間を、また別の雑務で埋めてしまっては意味がありません。つくりだした時間は、将来の成果につながることに振り向けるべきです。営業であれば、既存顧客への提案の準備、新しい見込み客の開拓、知識やスキルを高めるための勉強などです。どれも目の前の仕事に追われていると後回しになるものばかりです。だからこそ、つくりだした時間を充てる価値があるのです。

部下を持つマネジャーであれば、部下の時間の使い方にも目を向ける必要があります。部下が「忙しい」と言うとき、その忙しさは成果につながるものなのか、社内向けの作業に追われているだけなのか。上司が求める報告書や会議が、部下の時間を奪っていることも少なくないのです。

時間は与えられるものではなく、自分でつくりだすものです。