スケジュール・リカバリー

スケジュール管理と効率化のカギは「リカバリー力」です。行動計画の重要性は言うまでもありませんが、多くの場合突発的な出来事が、計画通り行動できないイレギュラーな状態を作り出してしまうのです。的確な行動スケジュールも、顧客からの電話で崩壊してしまう可能性があるのです。

時間を最大限に有効活用するためには、突発事項が発生した際、スケジュールを再度設定する「リカバリー力」が必要です。重要度と優先度を判断し、再度計画を立て直してから行動する必要があります。

「顧客に振り回される」という営業担当者がいます。しかし実際には、スケジュールを立て直す作業を行っていなかったり、優先順位が定まっていなかったりするなど、予定の立て方を見直すことで解決できる場合が少なくありません。

計画を柔軟に修正し、優先順位を常に把握した上で、的確な判断を下すことが重要なのです。あなたはスケジュールを常に見直す習慣をお持ちですか？

突発事項が起きたら何をすべきか？

顧客から急な呼び出しがあれば、多くの営業担当者はすぐに対応に向かいます。それ自体は悪いことではありません。問題は、残りの予定をどうするかを考えないまま一日を終えてしまうことです。夕方になって、訪問するはずだった顧客への連絡を忘れていたことに気づく。これでは信頼を失います。

突発事項が起きたら、数分でよいので手を止め、その日と翌日以降の予定を見直すべきです。確認することは次の三つです。

①延期できる予定はどれか

②誰かに任せられる仕事はないか

③今日中に連絡だけは入れておくべき相手はいないか

これを整理するだけで、崩れた計画を落ち着いて組み直すことができます。急な対応に追われながらも予定していた顧客への連絡を忘れない営業担当者は、周囲からの信頼も得やすいのです。

ただし、予定を後ろにずらすだけではリカバリーとは言えません。後回しにした予定が積み重なると、数日後にまた別の予定が押し出され、同じことを繰り返します。延期する予定には新しい日時をその場で決め、必要なら相手に連絡を入れておく。ここまで済ませてはじめて、リカバリーができたと言えるのです。

崩れても立て直せる計画とは？

リカバリー力は、計画を立てる段階でも高めることができます。一日の予定を隙間なく詰め込めば、一つの突発事項で後の予定がすべて押し出されてしまいます。少し余白を残しておけば、急な対応が入っても吸収できます。

予定ごとに「動かせるもの」と「動かせないもの」を区別しておくことも有効です。顧客との約束や締め切りのある仕事は動かしにくく、資料の整理や社内の打ち合わせは比較的調整しやすいはずです。前もって見当をつけておけば、その場で重要度と優先度を一から考える必要はなくなり、立て直しにかかる時間も短くなります。

「顧客に振り回されている」と感じたら、自分の行動を見直す機会です。どんな突発事項がどれくらいの頻度で起きているのか、そのたびに予定をどう組み直してきたのか。同じ顧客から同じような依頼が繰り返し来ているなら、先回りして対応しておくことで突発事項そのものを減らせるかもしれません。

マネジャーが部下とこの振り返りをするときは、「なぜ計画通りにできないのか」と問うべきではありません。部下は顧客のせいにしたくなるからです。「どこで立て直せば良かったと思うか」と問いかければ、部下は自分の行動に目を向けます。週の初めに予定を確認し合うなど、スケジュールの見直しをチームの習慣にしていけば、立て直す力は組織全体に根づいていきます。